Que Faire en cas de Changement de Bureau de votre Association ?

Il arrive, pour de multiples raisons, que les membres du bureau d’une association doivent changer :

• changement acté dans les statuts de l’association : fin du mandat
• révocation, démission
• décès, décision de justice…

Et c’est normal, cela fait partie de la vie d’une association !

Voyons ensemble les différentes étapes de changement du bureau.

Les Étapes de Changement du Bureau de votre Association

Organisation d’une Assemblée Générale

Pour élire de nouveaux membres du bureau, la première chose à faire est d’organiser une élection lors d’une Assemblée Générale. C’est une étape obligatoire pour changer le bureau.

Les modalités du mandant sont à préciser lors de l’élection : par exemple la durée du nouveau mandat, le type de scrutin, les conditions de vote, etc.

Rédaction du Procès Verbal

Une fois le nouveau bureau élu, le changement doit être rédigé sous forme de procès verbal, afin d’acter le changement. Il devra ensuite être envoyé lors de la nouvelle déclaration à la préfecture, ou sous-préfecture (auprès de la greffe des associations), dans les 3 mois.

L’association recevra ensuite un récépissé de de déclaration : il est donc acté que c’est le nouveau bureau qui est dorénavant responsable légalement de l’association.

Modification des Statuts de l’Association

Si les noms des dirigeants sont inscrits dans les statuts, alors il faudra également modifier les statuts dans les 3 mois qui suivent l’élection (Cerfa 13971*03).

Publication dans le JOAFE

Et enfin, dernière étape : une annonce doit être publiée dans le JOAFE, le Journal Officiel des Associations et des Fondations d’entreprise. La publication est gratuite !

À qui Communiquer le Changement de Bureau de votre Association ?

Dès que le changement est validé, on vous conseille de prévenir les instances privilégiées, celles avec qui votre association interagit régulièrement et qui seront donc impactées par ce changement.

Prévenir votre Banque

Hé oui ! Si vous ne prévenez pas votre banque pour établir de nouvelles procurations, changer les mots de passer et mettre à jour les contacts, vous pourriez vous retrouver bloqués ! Donc profitez que les anciens membres du bureau soient encore là pour bien gérer la passation bancaire.

Informer les Partenaires Clés

Pour fidéliser ses partenaires, c’est idéal de leur montrer qu’ils sont importants pour votre association et donc tenus au courant des grands changements. Cela montrera la considération que vous avez pour eux, et les rassurera sur l’impact qu’ils ont. C’est un bon moyen aussi de maintenir le lien, de relancer une conversation !

Informer les Membres de l’Association

De la même façon, c’est important de prévenir vos membres des changements survenus dans le bureau de l’association. Il est plus que probable que tous n’aient pas été ou suivi l’Assemblée Générale. Pas la peine d’en faire une information primordiale (sauf si cela change réellement quelque chose au projet associatif), mais n’hésitez pas par exemple à présenter les nouveaux membres dans la newsletter ou sur les réseaux sociaux. Rassurez sur les changements en montrant l’aspect positif : c’est un nouvel élan pour l’association !

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Accompagner le Changement dans votre Association

N’oubliez pas de faire un point en amont avec la personne qui quitte le bureau. Peut-être a-t-il des mots de passe à changer, des documents à partager. Si votre base de contacts n’est pas centralisée, assurez-vous que les autres membres aient bien accès aux dossiers ou aux fichiers qu’il a pu créer et nourrir.

C’est dans ce genre de cas où l’adoption d’une base centralisée va vous faire gagner un temps fou ! Même en cas de changement d’un membre du bureau, un outil collaboratif vous permet d’assurer un suivi simple des données. Et cela permet surtout d’éviter, à l’occasion, des pertes de données !

Et on ne s’arrête pas là : accueillir un nouveau membre du bureau ne se fait pas en un claquement de doigts. Même s’il ou elle connaît déjà bien l’association, n’hésitez pas à refaire un tour des process et des outils utilisés en interne. Histoire de profiter de cette nomination pour le mettre à niveau !

S’il n’a jamais utilisé OHME auparavant, voici un petit guide pour former un nouvel utilisateur. Cela permettra d’assurer une formation en douceur et de permettre au nouveau membre du bureau de contribuer lui aussi à l’enrichissement de votre base de données.