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Utilisation de la plateforme

OHME a développé une grande section d’aide sur OHME, comprenant :

  • une FAQ avec des centaines de question que vous pouvez filtrer par mot-clé
  • des tutoriels vidéos pour vous montrer concrètement comment faire une action simple sur OHME
  • des « pas-à-pas » qui vous guident pas à pas (ils portent bien leur nom !) pour réaliser un ensemble d’actions.

Dans la section Communauté de OHME, vous retrouverez aussi les prochaines dates de webinaires organisés pour nos abonnés, ainsi que les replays des anciens webinaires (bientôt en ligne).

Et évidemment, lorsque vous ne trouvez pas la réponse à votre question, ou que vous constatez un bug de la plateforme (ça peut arriver !) : nous sommes disponibles pour vous accompagner sur le chat en ligne (5j/7). Et si nous ne sommes pas disponibles à ce moment-là, notre équipe vous répondra ultérieurement par email (et on est du genre plutôt réactifs !).

Si vous souhaitez bénéficier d’une formation pour vous ou votre équipe, alors nous pouvons vous proposer une prestation dédiée à votre association (minimum 2 heures). Et si vous souhaitez en savoir +, on vous invite à nous contacter ! 😉

Oui ! Dans la section “Mes utilisateurs” de OHME, vous avez la possibilité de donner accès ou non à certains droits. Vous pouvez créer différents profils-utilisateurs, attribuer des droits différenciés (visualisation, ajout, modification, suppression) puis assigner ces différents profils utilisateurs. La gestion des droits va très loin sur OHME. Vous pouvez par exemple cacher les données de paiements, des champs personnalisés sensibles, etc.

C’est tout simple ! Les services de partenaires inclus dans votre abonnement ont tous une page dédiée dans la catégorie du besoin auquel ils répondent. Rendez-vous sur chacune de ces pages afin de paramétrer les services des partenaires. Il existe 3 cas de figure pour se connecter à l’API partenaire :

  1. soit en saisissant des identifiants API, que vous récupérez en amont auprès du partenaire, nous vous indiquons exactement ce qu’il faut leur dire
  2. soit en saisissant une clé API, que vous trouvez directement sur la plateforme partenaire, dans l’espace connecté
  3. soit via une connexion SSO, avec vos identifiants et mot de passe de compte

Nous vous guidons toujours dans la démarche, et cela prend rarement plus de quelques minutes ! Suivez le déploiement de OHME pas à pas !

Oui ! Vous pouvez générer et éditer des reçus fiscaux sur OHME pour tout don remonté ou saisi sur la plateforme. C’est vous qui choisissez pour quels dons vous souhaitez générer un reçu fiscal ! Vous pouvez proposer aux donateurs de récupérer leurs reçus fiscaux dans un espace donateur sur OHME, ou leur envoyer par email.

Vous pouvez aussi générer des attestations de paiement sur la plateforme. Les attestations de paiements peuvent servir dans 2 cas :
– Si vous avez la possibilité d’éditer des reçus fiscaux, elles vous permettent de générer des preuves de paiements pour les natures de donateurs non éligibles à la déduction fiscale, comme les associations, syndicats, fondations, etc.
– Si vous n’avez pas la possibilité d’éditer des reçus fiscaux, elles vous permettent de fournir à vos contributeurs des preuves de paiement

OHME est une plateforme sécurisée en ligne, conforme au RGPD : en effet, vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, accessibles à travers une connexion sécurisée par un login/mot de passe et l’ensemble des données personnelles que vous stockez peuvent être modifiées/supprimées à la demande de vos contacts (droit à la rectification et droit à l’oubli). Stocker vos données sur OHME permettra aussi à votre structure d’être elle-même davantage en conformité avec le RGPD.

Evidemment ! Connecter vos solutions à OHME va vous permettre de remonter les informations de vos outils de campagne et de collecte de manière automatique, c’est un gros avantage ! Pour autant, OHME offre toutes les fonctionnalités d’un CRM classique, vous permettant de gérer votre base de contacts et de la segmenter efficacement. De plus, OHME offre un panel de fonctionnalités tels que l’import/export de contacts, la recherche avancée, l’émission et l’envoi de reçus fiscaux, la création d’espaces pour vos donateurs, la création d’étiquettes personnalisées, les tâches et rappels, le suivi des interactions et… On ne pourra pas tout dire ici, mais faites un tour sur notre page Fonctionnalités pour vous faire une idée !

Oui ! Sur la plateforme de OHME, il y a tout un tas de ressources disponibles. En cliquant sur Besoin d’aide, vous avez accès à une FAQ très complète, à des guides d’utilisation, à des pas-à-pas, mais aussi à des tutoriels vidéo. Enfin, si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, vous pouvez demander en ligne, sur le chat d’assistance. Et si personne de l’équipe n’est disponible sur le moment, nous vous recontacterons pour vous aider ! Et une fois par mois, notre équipe organise un webinaire sur  une thématique précise afin de vous aider à mieux utiliser notre CRM ! Le chat, comme les webinaires sont réservés aux abonnés !

Non ! Notre parti-pris est d’offrir à toutes les structures un nombre illimité de contacts. Notre objectif est d’en finir avec les fichiers excel de contacts stockés sur des ordinateurs : l’intégralité de vos contacts seront centralisés sur une plateforme sécurisée. Plus de risque de perdre des données, plus de temps perdu à transférer des contacts inactifs sur un fichier excel ! Profitez-en !

Attention, dans le cadre de l’Offre Découverte (sans abonnement) : le nombre de contacts est limité à 500.

Non ! C’est une des spécificités de OHME : le nombre d’administrateurs n’est pas limité. Quel que soit votre abonnement ou la taille de votre équipe, tous vos collaborateurs pourront avoir accès à la plateforme. Le temps des codes d’accès partagés est révolu ! 😉

De plus, nous permettons de créer des droits utilisateurs différenciés, vous permettant de restreindre les droits de certains utilisateurs sur certains données (visualisation, ajout, modification, suppression).

En revanche, si vous êtes sur l’Offre Découverte, gratuite, le nombre d’utilisateurs est limité à 1 !

OHME est un logiciel en ligne : pour l’utiliser, il vous faut une simple connexion internet ! Les données que vous avez renseignées à l’inscription sont suffisantes pour utiliser les services disponibles sur OHME. Des informations complémentaires seront à ajouter afin de connecter les outils partenaires de votre choix à OHME : il vous incombera de les demander au cas par cas auprès de vos solutions.

Ah oui, vous aurez aussi besoin d’être membre d’une association ! 😉

OHME garantit la totale sécurité de vos données. Toutes les données que vous intégrez dans OHME sont hébergées sur des serveurs sécurisés (AWS) dans l’Union Européenne, restent votre entière propriété et ne sont en aucun cas utilisées par OHME à des fins commerciales.

Bien sûr ! Vous avez le droit à 15 jours de test gratuit. Il suffit de vous inscrire pour en profiter. N’hésitez pas, pendant ce test, à nous faire part de vos questions afin de bien comprendre toutes les fonctionnalités de la plateforme. Le test est là pour ça !

Si vous n’osez pas encore vous inscrire, Charline organise des démonstrations groupées une fois par semaine : inscrivez-vous pour découvrir notre outil !

Un CRM (Customer Relationship Management ou gestion de la relation client) est un outil de gestion de contacts vous permettant de suivre les interactions que vous avez avec l’ensemble de vos contacts via différents outils. OHME est un CRM en ligne, c’est-à-dire qu’il est disponible en ligne et suffit d’une simple connexion internet, ainsi que de ses identifiants personnels. Il été développé spécifiquement pour répondre aux besoins des associations dans leur gestion quotidienne de leurs contacts et de leurs données.

Pour en savoir + sur les CRM pour associations : https://www.welcome-ohme.fr/crm-association/

Connexion avec les partenaires

OHME n’est pas un logiciel de comptabilité (et ne le sera jamais !). En revanche, vous pouvez ajouter tous les paiements reçus par votre association (dons, adhésions, boutique, crowdfunding), et les transformer ensuite en écriture comptable via un simple export ! Si vous utilisez le logiciel Compta.com, alors vous pouvez connecter vos 2 comptes OHME et Compta.com, et alors là, magie ! les écritures comptables sont directement envoyées vers votre logiciel comptable.

Une clé API est un élément d’authentification unique qui vous permet d’établir un flux de données et d’actions entre deux applications. API signifie Application Programming Interface, soit interface de programmation. On peut dire qu’elle est un moyen d’interaction entre les différentes applications, et permet un flux sécurisé de données entre elles.

On peut aussi vous l’expliquer avec la métaphore du serveur dans un restaurant :

Un client commande un plat au serveur, qui va ensuite demander aux cuisines de faire ce plat. Quand le plat est prêt, il récupère le plat et l’apporte au client. Le serveur joue le rôle d’API, et le client et les cuisines jouent le rôle de comptes d’applications. C’est important de noter que le serveur apporte un plat spécifique à un client spécifique, et pas au client voisin. Donc quand on connecte via API 2 applis, c’est entre 2 comptes spécifiques d’applis ; tout ça pour dire que vos données n’iront pas chez le voisin 😉

Nous vous expliquons la connexion aux applications directement sur la plateforme : et rassurez-vous, ce n’est jamais très compliqué !

C’est tout simple ! Les services de partenaires inclus dans votre abonnement ont tous une page dédiée dans la catégorie du besoin auquel ils répondent. Rendez-vous sur chacune de ces pages afin de paramétrer les services des partenaires. Il existe 3 cas de figure pour se connecter à l’API partenaire :

  1. soit en saisissant des identifiants API, que vous récupérez en amont auprès du partenaire, nous vous indiquons exactement ce qu’il faut leur dire
  2. soit en saisissant une clé API, que vous trouvez directement sur la plateforme partenaire, dans l’espace connecté
  3. soit via une connexion SSO, avec vos identifiants et mot de passe de compte

Nous vous guidons toujours dans la démarche, et cela prend rarement plus de quelques minutes ! Suivez le déploiement de OHME pas à pas !

Si le besoin d’ajouter une nouvelle solution nous est demandé plusieurs fois, nous ferons notre possible pour l’ajouter ! Alors n’hésitez pas à nous faire part des noms des solutions par mail à ohme@oneheart.fr. Notre solution est évolutive, nous ajoutons plusieurs nouveaux partenaires chaque année.

Nous proposons aussi des prestations sur-mesure lorsque vous avez besoin de connecter un formulaire précis. N’hésitez pas à nous parler de votre besoin en nous écrivant à ohme@oneheart.fr.

En attendant, vous pouvez centraliser vos données à l’aide de simples exports/imports de données, si votre solution en question permet l’export de données !

Rendez-vous sur notre page Partenaires intégrés sur notre site, ou alors dans  notre section APPLIS du CRM, où sont listés tous nos partenaires connectés ! Et restez à l’affût, de nouveaux partenaires nous rejoignent régulièrement !

Non : OHME se connecte aux services que vous utilisez pour remonter les données, mais les deux services sont bien distincts. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de nos partenaires : beaucoup proposent des offres gratuites !

Inscription et abonnement

Alors, il arrive que l’email de confirmation de votre adresse email tombe dans les SPAMs donc n’hésitez pas à vérifier ! Sinon, écrivez-nous directement à ohme@oneheart.fr.

Vous pouvez régler en carte bancaire directement sur la plateforme. Si vous préférez payer par virement ou prélèvement, alors contactez-nous et nous vous enverrons un devis !

Bien sûr ! Vous pouvez vous abonner à OHME sans vous engager, et arrêter votre abonnement à tout moment. Dans ce cas, choisissez l’abonnement mensuel lorsque vous mettrez votre carte bancaire.

L’Offre Découverte permet de profiter des fonctionnalités de base de OHME, gratuitement ! Cette offre a été développée en partenariat avec HelloAsso pour permettre aux petites associations sans budget de centraliser leurs contacts et de s’initier à la segmentation.

Cette Offre démarre automatiquement après les 15 jours de test du CRM si l’abonnement n’est pas enclenché. Attention, en cas d’inactivité pendant 3 mois, les données sont ensuite supprimées.

Pour en savoir +, rdv sur notre page dédiée !

Pas du tout, lorsque vous vous abonnez à OHME, et quelque soit le budget de votre association, le nombre de contacts est illimité : plus de risque de perdre des données, plus de temps perdu à transférer des contacts inactifs sur un fichier excel !
De  même, le nombre d’administrateurs n’est pas limité. Le temps des codes d’accès partagés est révolu ! 😉

Non : OHME se connecte aux différentes solutions que vous connectez pour en remonter les données, mais les deux services sont bien distincts. C’est à vous de contacter nos différents partenaires si vous souhaitez utiliser leurs services ! 🙂

Le tarif de l’abonnement dépend du budget annuel de votre structure déterminé chaque année (à trouver dans votre rapport d’activité). Selon son montant global, le tarif mensuel est plus ou moins élevé, pour offrir à chaque structure la possibilité de bien gérer leurs données, quelque soit leur taille ! Rendez-vous sur la page Nos tarifs pour voir le détail des tarifs.

Vous êtes une collectivité, une entreprise sociale, ou votre association a un type de financement spécifique ? Contactez notre équipe commerciale pour en discuter !

Non : pour utiliser la solution OHME, le paiement de votre abonnement suffit. Ajouter de nouveaux administrateurs ou de nouveaux contacts, quelqu’en soit le nombre, ne vous coûtera rien de plus.

En revanche, notre équipe offre des prestations supplémentaires si votre association souhaite bénéficier d’une prestation telle que l’import de vos données, une formation personnalisée, le développement d’un espace donateur/adhérent dédié, une connexion API personnalisée, etc. Retrouvez-les sur notre page Prestations-sur-mesure !

 

Bien sûr ! Vous n’avez pas de restrictions d’utilisation de l’outil : vous pouvez générer autant d’accès que vous le souhaitez et le nombre de contacts est illimité, quel que soit le montant de votre abonnement. Ce serait dommage de ne pas en profiter ! 😉

Attention, ceci est valable uniquement aux abonnés de notre solution. L’Offre Découverte, gratuite, compte elle quelques restrictions.

Pas de panique ! Il est possible que quelqu’un de votre structure se soit déjà inscrit sur OHME pour tester notre solution. Envoyez-nous un petit mail, et si c’est le cas, nous réglerons cela en un claquement de doigt !

Gestion des contacts

Oui ! Dans OHME, une étiquette est un qualificatif attribué à un contact, une structure ou un paiement. Elles vous aident à les catégoriser en leur donnant des attributs comme des adjectifs qualificatifs (référent, bénévole, …).
Les étiquettes sont complètement personnalisables : vous pouvez les adapter aux besoins de votre association.
Vous pouvez ajouter des critères de segmentation spécifiques à votre structure et obtenir des listes de contacts personnalisées à vos besoins.

Quelques étiquettes, liées aux paiements, sont attribuées automatiquement par le système : Adhérents,  Anciens adhérents, Donateurs et Participants.

 

Le CRM OHME remonte les informations liées aux outils que vous utilisez et aux champs personnalisables que vous avez définis. Il y a deux types d’interactions créées automatiquement dans OHME :
– les interactions d’emailing : uniquement si vous avez connecté Mailchimp, Mailjet ou Sendinblue, et que vous avez, soit importé une liste dans OHME, soit envoyé des contacts de OHME vers votre liste email via la liaison segment-liste.
– les interactions de paiement ; toute ligne créée dans la section « PAIEMENTS » de OHME génère une interaction dans le tableau des interactions.

Aucun problème. Vous pouvez importer des contacts de votre logiciel vers OHME. Pour cela, rendez-vous dans la rubrique Gérer mes contacts – Importer des contacts. Sur cette page, vous pouvez importer des contacts de différentes façons : soit en remplissant un tableau dont le format est prédéfini pour OHME, soit en proposant un tableau de contacts réalisé par vos soins. Et pas de panique, nous mettons à votre disposition un Guide d’import, qui vous explique pas-à-pas comment faire votre import de contacts et de données.

Notez qu’à tout moment dans votre utilisation, vous pouvez réaliser les imports et les exports dont vous avez besoin : vos données vous appartiennent !

Le CRM OHME permet la réconciliation des contacts et gère les doublons sur la base de l’adresse email ou, s’il n’y en a pas, sur prénom + nom.

Ainsi, lorsque vous importez de nouveaux contacts manuellement ou automatiquement, OHME réconcilie systématiquement les données de vos contacts sur la base de l’adresse email. Si une personne vous fait un don avec son adresse asso@asso.org puis qu’elle ouvre une newsletter depuis cette même adresse email, ces infos seront centralisées sur un seul et même contact !

OHME détecte les potentiels doublons pour vous : à vous ensuite de fusionner ou non les contacts. Les champs qui ne peuvent contenir qu’une seule valeur, et pour lesquels vos contacts sélectionnés ont des valeurs différentes, vont être affichés pour que vous choisissiez les valeurs que vous souhaitez conserver.

 

Vous pouvez, à chaque fois que vous le souhaitez, importer des listes de contacts dans OHME depuis un fichier xls ou csv. Pour que l’importation soit possible, assurez-vous d’avoir déjà dans OHME l’ensemble des champs du fichier que vous souhaitez importer pour que la correspondance se fasse ! Si ce n’est pas encore le cas, pas de problème, il vous suffira de créer des champs personnalisés en amont de votre import. Vérifiez ensuite que les valeurs sont bien renseignées – pas de caractères étranges comme ;:/, dans vos adresses email par exemple – et l’import se fera sans aucun souci ! Et de toute façon, s’il y a une erreur dans le fichier, le système la détecte automatiquement et vous indique précisément la cellule qui pose problème ! Si vous n’arrivez pas à faire l’import, vous pouvez aussi nous contacter et nous pouvons vous proposer une prestation de service supplémentaire pour réaliser l’import pour vous.

Suivez ces 4 étapes  pour importer vos contacts sur OHME.

Pour toutes les données collectées via des solutions intégrées, la remontée des contacts se fait automatiquement !

Nous vous guidons dans l’import de vos données avec notre guide d’import, et pouvons vous aider à bien le préparer. Si vous souhaitez que nous le fassions pour vous, cela constitue une prestation supplémentaire que nous facturons en fonction du nombre de contacts et de la qualité de la base. Contactez Emma et Alexandra !

Outils statistiques

Bien sûr, vous pouvez remonter toutes les statistiques de collecte du moment que l’application de collecte est connectée à OHME. Sur OHME, vous pourrez donc avoir une vue globale de vos statistiques de collecte (montant par solution, nombre de donateurs par solution, etc). Nous développons nos partenariats sur les outils de collecte lors de votre test sur OHME.

Vous pouvez ajouter autant de campagnes que vous le souhaitez ! C’est vous qui définissez quelles statistiques par campagne vous souhaitez remonter afin de vous concentrer sur ce qui est pertinent.

Vous pouvez connecter votre compte Google Analytics à OHME, et ainsi remonter les stats de un ou plusieurs sites. Suivez l’évolution de ces statistiques dans le tableau de bord master Audience & Engagement, mais aussi vos mini-sites de campagne dans le suivi des Campagnes.

Grâce à nos intégrations partenaires, vous pouvez remonter les informations relatives à vos activités sur les plateformes partenaires. OHME propose 5 principaux tableaux de bord : la collecte, les emailings, l’audience et leur engagement, le profil des contacts et les campagnes. N’hésitez pas à nous partager les autres données que vous aimeriez remonter ! Nous enrichirons bientôt cette section !

À propos de OHME

À l’asso, c’est une mini-série produite pour OHME par One Heart Communication. Elle parle des petites galères qu’on peut rencontrer quand on travaille en association : le fichier excel qui plante, le mot de passe perdu, les process complexes, la collecte de dons…
Retrouvez les épisodes ici : https://www.welcome-ohme.fr/a-l-asso/

One Heart est une entreprise de l’ESS qui s’est donnée pour mission de valoriser l’engagement et l’impact des acteurs du changement. Depuis 2008, son média Oneheart.fr informe pour engager des communautés et transformer la société. Son agence de communication digitale One Heart Communication accompagne les associations dans leurs campagnes de fundraising. OHME est donc le troisième pilier du groupe One Heart. Pour en savoir plus, découvrez comment OHME est né !

OHME est un acronyme signifiant “One Heart Makes it Easy”, ce qui signifie “One Heart simplifie les choses”. Ce choix rappelle aussi le porteur du projet, One Heart, et notre mission : simplifier la vie des associations, et les aider à booster l’engagement de leurs communautés !

Depuis sa création, OHME est une plateforme dédiée aux associations, fondations, fédérations, ONGs, syndicats, clubs de sport, fonds de dotation. Les associations clientes de OHME exercent leur activité dans de multiples secteurs : environnemental, culturel, artistique, animal, professionnel, caritatif, médico-social, religieux… et sont de tailles très différentes. OHME est aussi utilisée par quelques collectivités pour les aider à gérer la vie associative de leur commune.

OHME est un CRM pour association. Autrement dit, notre plateforme en ligne, dite en Saas, permet de centraliser et d’organiser tous les contacts de votre association sur une plateforme collaborative et connectée à vos outils. En effet, sa particularité est de se connecter, par API, à des soutions partenaires (d’emailing, de collecte, de billetterie et de comptabilité) et ainsi, de centraliser toutes les données sur OHME de manière automatique. Notre objectif ? Vous permettre de suivre vos statistiques et de gérer tous vos contacts sur une seule et même plateforme.

Offre découverte

Absolument rien ! Ces données appartiennent à 100% aux associations qui les possèdent. Nous ne revendrons ni n’utiliserons jamais ces données.

Et cela vaut aussi pour la version gratuite de OHME ! Oui, c’est gratuit, mais vous n’êtes pas le produit ! C’est grâce aux associations qui choisissent de s’abonner que nous pouvons vous le proposer ! C’est grâce à cet esprit solidaire que l’on permet aux petites associations de profiter gratuitement des fonctionnalités majeures de notre CRM : en aucun cas, nous n’utilisons les données !

L’Offre Découverte permet de profiter des fonctionnalités de base de OHME, gratuitement ! Cette offre a été développée en partenariat avec HelloAsso pour permettre aux petites associations sans budget de centraliser leurs contacts et de s’initier à la segmentation.

Cette Offre démarre automatiquement après les 15 jours de test du CRM si l’abonnement n’est pas enclenché. Attention, en cas d’inactivité pendant 3 mois, les données sont ensuite supprimées.

Pour en savoir +, rdv sur notre page dédiée !

Sécurité et RGPD

Absolument rien ! Ces données appartiennent à 100% aux associations qui les possèdent. Nous ne revendrons ni n’utiliserons jamais ces données.

Et cela vaut aussi pour la version gratuite de OHME ! Oui, c’est gratuit, mais vous n’êtes pas le produit ! C’est grâce aux associations qui choisissent de s’abonner que nous pouvons vous le proposer ! C’est grâce à cet esprit solidaire que l’on permet aux petites associations de profiter gratuitement des fonctionnalités majeures de notre CRM : en aucun cas, nous n’utilisons les données !

OHME est une plateforme sécurisée en ligne, conforme au RGPD : en effet, vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, accessibles à travers une connexion sécurisée par un login/mot de passe et l’ensemble des données personnelles que vous stockez peuvent être modifiées/supprimées à la demande de vos contacts (droit à la rectification et droit à l’oubli). Stocker vos données sur OHME permettra aussi à votre structure d’être elle-même davantage en conformité avec le RGPD.

OHME garantit la totale sécurité de vos données. Toutes les données que vous intégrez dans OHME sont hébergées sur des serveurs sécurisés (AWS) dans l’Union Européenne, restent votre entière propriété et ne sont en aucun cas utilisées par OHME à des fins commerciales.