Préparer l’import de vos contacts sur OHME en 4 étapes

Pour réussir et optimiser votre import sur OHME, on vous invite à suivre ces 4 étapes simples. Laissez-vous guider !

Choisir autour de quelles caractéristiques ordonner sa base de contacts, voilà une épreuve par laquelle il faut passer, et qui peut donner des sueurs froides. Pourtant, ça n’est pas si compliqué : vous n’avez besoin que d’un papier, d’un crayon, et d’une dizaine de minutes.
On vous explique ça en détail.

1ère étape : Déterminer les grandes catégories de contacts

Vous avez forcément une relation particulière avec vos contacts : ils peuvent être vos prestataires, vos soutiens financiers, vos bénéficiaires… Voilà une première information primordiale.
On vous conseille de faire de cette information une étiquette.

Une étiquette est une petite bannière qui qualifie vos contacts et que nous avons disposée tout en haut de la fiche contact. C’est une des premières informations visibles dès l’ouverture de la fiche contact. De cette manière, vous savez immédiatement à qui vous avez affaire !

Notre conseil :

Ne multipliez pas les étiquettes, vous vous y perdrez ! 
Par exemple, si vous avez affaire à plusieurs types de prestataires, comme des imprimeurs, des développeurs, des maçons, des boulangers et des journalistes, regroupez-les dans un champ personnalisé « Type de prestataire ».

Ce qui nous amène à l’utilisation des champs personnalisés…

2ème étape : De quels champs personnalisés avez-vous besoin ?

De tous ceux qui peuvent vous apporter les informations que vous utilisez au quotidien !
Un champ personnalisé sert à regrouper des informations qui peuvent être regroupées. Toutes les données qui ont un point commun, toutes les informations qui détaillent une information générique peuvent être mises dans des champs personnalisés.
Vous ne voyez pas encore comment vous allez pouvoir l’appliquer à votre association ? Voilà quelques exemples parlants (on l’espère) :

  • Fondation, Association, Entreprise ont comme point commun d’être un type de structure.
  • « Moins de 5 employés », « Entre 5 et 10 employés », « Plus de 10 employés » peuvent être regroupés dans le menu déroulant Taille d’entreprise
  • En revanche, si vous avez besoin de la taille de pieds des personnes que vous aidez, créez un champ numérique : il y aura trop de tailles de pieds différentes pour un menu déroulant.

Grâce aux étiquettes et aux champs personnalisés, vous avez détaillé toutes les caractéristiques d’un contact.

Prenons maintenant un peu de hauteur : ne considérez plus vos contacts comme des structures individuelles, mais comme des membres d’un tout.
Ces « tout » peuvent être de nature extrêmement différente. Certains sont dynamiques, mouvants au cours du temps : ce sont les segments. D’autres sont des blocs inamovibles pour une période plus ou moins longue : ce sont les groupes.

3ème étape : Quels segments vont vous être utiles ?

Vous n’avez jamais utilisé de segments jusqu’à présent ? Aucun souci, leur utilité se démontrera d’elle-même !

A partir de la recherche avancée, vous avez la possibilité d’en créer. Leur avantage ? Ils se mettent à jour automatiquement.
C’est comme si votre recherche avancée était sauvegardée, et regroupait toujours les contacts correspondants !

Notre conseil :

Pour commencer, privilégiez des segments qui dépendent du temps. On vous propose quelques exemples pour clarifier tout ça.

  • A intervalles réguliers, vous voulez remercier les bénévoles qui vous ont aidé pendant les trois dernières semaines : créez votre segment. Lié à une liste emailing, il vous permettra d’envoyer très rapidement votre mail de remerciement.
  • Vous voulez relancer les donateurs qui ne se sont pas manifesté depuis plus de trois mois : créez votre segment.
  • Vous voulez tenir un compte du nombre de personnes qui bénéficient de l’aide de votre association par mois ou par semaine : créez votre segment ! Relevez le nombre correspondant chaque semaine ou chaque mois, et vous aurez accès l’évolution de votre association sans efforts.

4ème étape : Comment utiliser les groupes ?

Un groupe sert à rassembler des contacts qui n’ont pas grand-chose à voir ensemble mais dont vous voulez suivre les interactions comme un bloc uni.

La création d’un groupe dans OHME est très simple, et entièrement manuelle : il n’y aura pas de mise à jour du tout.

Il vous suffit de sélectionner les contacts qui vous intéressent et de les rassembler dans un groupe « Groupe ». Si cela vous est utile, vous avez la possibilité de caractériser le groupe par des champs personnalisés. Attention : pour un groupe, un champ personnalisé ne prend qu’une valeur, et qualifie tous les contacts de ce groupe sans exception.

Prenons un exemple simple. Vous avez créé le groupe suivant : « Les invités au gala du 23 décembre », qui rassemble ces contacts :

  • La fondation Chose
  • Le prestataire Machin
  • Les quatre salariés à mi-temps de l’asso
  • 4 maires, 5 sous-préfets et 2 délégués de collectivités locales

Les rassembler en un groupe permet de suivre leurs interactions et notamment, leur réception du mail d’invitation, leur ouverture ou non du mail, leur réponse ou non…

Vous pouvez qualifier ce groupe en lui attribuant un champ personnalisé :
Moyen de transport = Bus
ou encore :
Envoi mail d’invitation = 17/07/2019.
Ils vous serviront de mémo au cas où.

Si cet exemple ne correspond pas du tout aux besoins de votre association, en voilà un autre pour que vous soyez bien au clair sur cette notion de groupe.
Un groupe peut aussi servir à rassembler tous les contacts d’une structure donnée, disons, la Fondation Bidule. Alors, non seulement vous aurez une trace de toutes les interactions que vous avez eues avec la Fondation Bidule, mais vous aurez également une trace de toutes les interactions que vos collègues ont eu avec elle !
Finie la chasse aux collègues pour avoir les dernières informations la Fondation Bidule : ils seront tous dans OHME.

Ça y est, vous allez pouvoir créer tous vos champs persos, vos groupes et vos segments  ! Alors, on vous souhaite de profiter de OHME à fond ! 😊

#Base de données#Gestion des contacts#Segments

Rédigé par Victoire

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