La centralisation des contacts (illimités !) sur OHME !

La clé pour en finir avec les fichiers excel égarés et la perte de données, c’est de centraliser ses contacts sur une seule plateforme, sécurisée, en ligne.

À l’asso, épisode 1 : ça va planter !

Comme tous les mois, Mathilde doit faire le reporting de l’activité de son association. A chaque fois, c’est un peu le stress. Pourquoi ? Parce que pour ce faire, elle doit ouvrir LE fichier, le tableur de la base, avec TOUS les contacts. C’est LE fichier excel qui met un temps fou à charger et qui plante parfois. Enfin, souvent…

Episode 1 de notre mini-série À l’asso !

On a tous connu ce fichier, celui qui plante invariablement le logiciel Excel car il est trop gros.
Et puis, quand on commence à scinder les données de l’association sur plusieurs fichiers Excel, bonjour la prise de risques ! C’est se donner toutes les chances de perdre des données, ou de manipuler des données désuètes. 

Pourquoi éviter les fichiers Excel pour gérer tous ses contacts ?

Microsoft Excel est un logiciel très performant, mais qui ne se prête pas vraiment à la gestion de contacts, notamment car vos contacts évoluent : nouveaux contacts, contacts ne souhaitant plus être contactés, bénévoles qui deviennent donateurs, donateurs qui deviennent bénévoles, journalistes ayant quitté la rédaction, etc. Donc la mise à jour manuelle devient compliquée, et risquée. 

La perte de données

Des documents excel égarés, ça arrive à tout le monde. Le problème, c’est que cela peut vraiment être préjudiciable pour votre association. 

Si une liste de contacts importants disparaît (la suppression par erreur, la perte/le vol d’un ordinateur, le départ de votre collègue Gérard), alors c’est tout un ensemble d’informations qui disparaissent avec lui. 
Ces données sont définitivement perdues pour l’association. Si le document a été sauvegardé ailleurs, il y a tout de même de fortes chances qu’il ne soit pas à jour : on a donc aussi une perte de données (et une perte de temps pour aller les récupérer !).
La perte de données pose aussi un souci de sécurité des données, notamment si ce sont des données personnelles ou sensibles !

Savez-vous que, légalement, en cas de perte de données personnelles, toute association doit déclarer quelles sont les données perdues à la CNIL pour en notifier les personnes concernées ? 
On préférerait autant ne pas se retrouver dans cette situation !

La mise à jour des données

Disons que vous travaillez sur un fichier excel pour gérer vos bénévoles. Lorsque votre collègue Gérard souhaite avoir accès à ces informations pour le prochain événement, il va vous demander de l’envoyer. Mais une semaine plus tard, le fichier ne sera peut-être plus complètement exact : un bénévole se sera désengagé, ou aura demandé à changer ses disponibilités…

Et oui, travailler avec des fichiers excel signifie que vous ne pouvez pas travailler à plusieurs dessus en même temps. Lorsqu’il y a une mise à jour à faire, c’est tout de suite plus compliqué.

Est-ce que, comme Mathilde, vous avez un énorme fichier excel pour gérer vos contacts, qui plante une fois sur deux, lorsque vous souhaitez l’ouvrir… Une vraie perte de temps ! Et du temps, vous en manquez !

La sécurité des données

C’est sûrement sur ce point que le fichier excel est le plus remis en question. 

Déjà, au niveau du RGPD, conserver des données personnelles sur un fichier excel n’est conforme que si votre fichier est protégé par un mot de passe
(Entre nous, on sait que ce n’est pas toujours le cas, mais on ne vous dénoncera pas ;))

Si ce n’est pas le cas, le législateur considère qu’il y a un vrai risque pour la sécurité de ces données. Et il n’a pas tellement tort : un fichier excel égaré est si vite arrivé…

OHME : la fin du document excel égaré 

Tous ces problèmes ont une solution : la centralisation, en ligne, de vos données. Très concrètement, comment OHME répond à ce problème ?

Une seule plateforme pour tous vos collaborateurs 

OHME est un logiciel en ligne, qui fonctionne en SaaS. Autrement dit, votre association ouvre un compte pour sa structure, afin d’avoir accès à la plateforme. Elle ajoute ensuite tous ses utilisateurs. 

La chance, sur OHME, le nombre d’utilisateurs est illimité !

Chacun peut travailler en simultané sur la plateforme, mettre à jour les contacts, consulter les statistiques, rechercher des contacts spécifiques, etc.

Non seulement, les données sont toujours actualisées, mais surtout vous évitez la perte de données. Fini l’excel oublié sur l’ordinateur du stagiaire parti finir ses études en Asie ! Si l’ordinateur de votre collègue a été perdu, les données, elles ne le sont pas !
Tout est en ligne, disponible et modifiable par l’ensemble des collaborateurs.

Et puis, sur OHME, il n’y a pas non plus de limite de contacts. Tout est au même endroit, sauf que sur OHME, ça ne plante pas (même si vous avez 20 000 contacts !), et que c’est disponible en quelques secondes ! 
Pas comme le fichier de Mathilde ! 😉 

L’hébergement en ligne de vos données

Question sécurité, sur une plateforme SaaS telle que OHME, chaque utilisateur accède à son espace via un mot de passe personnalisé. Vis à vis du RGPD, c’est tout de même beaucoup mieux puisque c’est conforme !

Les données (dont les données personnelles de vos contacts) sont hébergées sur des serveurs en ligne, hyper sécurisés, au sein de l’Union Européenne. C’est quand même rassurant et pour vous, et pour vos contacts !
On le sait, les associations manipulent beaucoup de données personnelles sur ses adhérents, ses bénéficiaires, etc. Il vaut donc mieux être prudent.

Ok, c’est quand même bien plus simple avec OHME !

Vous l’aurez compris : avec une plateforme comme OHME, Mathilde gagnerait beaucoup, beaucoup, beaucoup de temps ! 

Prêt(e) à en finir les fichiers excel égarés ? Le test OHME dure 30 jours et il est gratuit !


#A l'asso#Excel#Centralisation

Rédigé par Aline

OHME, le CRM des associations

C’est gratuit pendant 30 jours !

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